全国40拠点以上でフレキシブルオフィスを展開するWWJ株式会社（以下、WeWork Japan様）。
同社では、入居企業同士のビジネスマッチングや日々の情報発信など、現場ごとに多種多様なコミュニケーションが行われています。しかし、これまでは制作ツールの機能不足や素材の散在により、担当者が「作りたいデザインを表現しきれない」「制作に時間がかかる」といった課題を抱えていました。

そこで同社は、全社のクリエイティブ水準向上と業務効率化を目指し「Canva（キャンバ）」を組織的に導入。株式会社ストリートスマートはCanva社と共同で、Canvaの導入支援やユーザー向け研修の実施、全10回のTIPS情報発信を通じて現場への定着を支援しました。

前編では、実際に現場でCanvaを活用しているマーケティングチームのSNS担当・西さんと、コミュニティチームの寺田さんに、導入前の課題から現在のリアルな変化までをお伺いしました。

＜プロフィール＞
PR & Social Media Specialist / Public Affairs　西 沙綾 氏
Community Lead 　寺田 優月 氏

SNS一人運用の「素材を探す時間」をゼロにしたブランドキット

西さんはWeWork Japan様でSNS（Instagram、X、Facebook、LinkedIn、LINE）の運用を一人で担当。クリエイティブ制作の撮影から編集まで一連の業務をすべて自身で行い、Canva公式クリエイターとしても活動する、社内でも珍しい経歴の持ち主です。

ーー普段の業務内容と、Canva導入前に抱えていた課題やジレンマについて教えてください。

西さん： 普段はSNS運用を主に担当しています。「SNS担当」という形で入社したので、投稿に必要な制作物を作って投稿したりなど、一連の流れをすべて自分でやっています。撮影や編集もすべてです。Canva導入前は、例えばイベントの告知をSNSでしたいとなったときに、毎回コミュニティチームに「データがあったら共有してください」といった連絡が発生していました。今はCanva上で、拠点ごと・プロジェクトごとにフォルダが共有された状態で作成されているので、自分からデータを見に行って、リサイズしてストーリーに投稿する、といったことができます。以前に比べると、スムーズになったかなと思います。

ーー導入後、実際にどのようなシーンでCanvaを使われていますか。

西さん： Instagram以外の媒体に投稿するときには、CanvaでBGMを付けて投稿しています。あとは、最近マーケィングの部署主導でイベントをやっているので、そのPOPなどの制作物はCanvaで作っていますね。また、ブランドキットに会社指定の色やフォントが入っているので、それもよく利用しています。テキストボックスを入れると指定のフォントになりますし、会社のロゴ画像もすぐに追加できます。以前は社内共通のイラスト素材が Google ドライブに格納されていて、毎回ドライブを確認しに行っていました。フォルダの様々な場所を確認して探しても見つからなかったりしていたのですが、今はブランドキットからワンクリックで、登録されている社内共通の素材がすぐに使えるので、すごく助かっています。

ーー組織でCanvaを導入されて便利になった、変わったと思うポイントを教えてください。

西さん： BGMを探してきて、それを制作物に追加するのが結構手間なのですが、Canva内で完結するのはすごく嬉しいです。Canva内にある音源なら使ってOKという安心感もあります。あとはリサイズ機能も便利ですね。イベントで作る制作物は、POPやバナー、SNSストーリー、Instagram投稿用など5種類くらい作らないといけないのですが、それをリサイズで一気に制作できるのがすごく嬉しいです。時間の節約というよりも、手間の部分やストレスが減るのが大きいと思います。

ーーCanvaに改善してほしい点、追加してほしい機能などはありますか。

西さん： 1つのテキストボックスの中で、特定の文字だけサイズを変えられるようになったら嬉しいです。日付を書くときに「日」だけ小さくしたい時など、今はテキストボックスを分けているので、できるようになったら更に効率が良くなると思います。

ーーCanvaを使っていないチームメンバーに勧めるとしたら、どのように伝えますか。

西さん：「Canvaを使えば誰でもデザインできるよ！」ですね。他のデザイン専門ツールだと、初心者はどこに何があるか分からないですが、Canvaなら直感的に触っているだけでマスターできちゃいます。そこをすごくおすすめしたいです。

Webデザイン経験者だからこそ感じていた、従来ツールの課題と限界

WeWork LINKS UMEDA拠点のコミュニティチームで、オフィス運営やイベント企画、入居者同士のビジネスマッチングを担う寺田さん。同社では全国で年間約3,000件にもおよぶイベントを開催しており、その集客を左右するのがイベントポスターだといいます。

ーー普段の業務内容と、Canva導入前はどのように制作物を作成されていたか、当時の課題も含めて教えてください。

寺田さん： 普段はWeWork LINKS UMEDAのオフィス運営やイベント企画、入居者同士のマッチング、ビジネスマッチングなどを行っています。Canva導入前は Google スライド などを使っていました。シンプルなデザインが得意なツールなので、全拠点で統一するという意味では良かったのですが、WeWork Japanでは様々なイベントがあるので、それぞれの色を出すとなると限界があるなとも感じていました。前職でWebデザインやグラフィックデザインをやっていたからこそ、「ビジュアルも込みでイベントの意図や目的を伝えたい！」という気持ちがありましたが、従来のツールではシンプルになるがゆえに伝えきれない。こういうデザインを作ったらより伝わるのに表現しきれない、というところが一番ストレスでした。

ーーCanvaを導入されてから、イベントポスターの他にどのようなものを作られていますか。

寺田さん： イベントポスターのほかには、常設掲示する注意喚起のポスターやサイネージ、メンバーに周知したいお知らせなども全部Canvaで作らせていただいています。また、企業と面談する時の資料なども、視覚的に雰囲気作りができると思ってCanvaを使わせてもらっています。テンプレートが本当にたくさんあるので、ほとんど変更せずに使う時もあります。デザインの土台があるとアレンジもしやすいので、テンプレートのおかげで大幅に作成時間が短縮されて良かったです。

ーーCanvaでポスターを制作するようになり、イベントの集客面で変化はありましたか。

寺田さん： 直接「このポスターすごく目を引きますね」と言われたり、イベントの集客が伸びたりしました。東京で開催するイベントを他の地方の人たちが見て「興味を持って申し込みました」というのを最近よく聞くようになりました。

ーー共有機能・共同編集の活用について教えてください。

寺田さん：共有機能は毎回使っています。関西拠点で開催するイベントや全社横断プロジェクトが主導でイベントを開催する時など、オンラインミーティング中に全員でCanvaの1つのファイルに参加して会議をしています。同時に編集できて、誰がどこを触っているか見られるので、そこも時短になってすごく助かっているところですね。

ーー寺田さんはテンプレートと生成AIを掛け合わせた独自の使い方もされているそうですね。

寺田さん： そうです。まずはCanvaのテンプレートをベースにデザインを作成してから、画像としてAIに読ませて「これをさらにブラッシュアップして」といった形で修正する、という使い方をしています。最初から生成AIで作ると「AI感」が出てしまうので、テンプレートをベースにして最後のブラッシュアップだけAIに手伝ってもらうようにしています。Canvaの良さはやっぱりテンプレートなんだなと実感することが多いです。

ーー今後やりたいことや、Canvaの推しポイントを教えてください。

寺田さん： Canvaを使うと、伝えたい内容の意図や雰囲気を、視覚的に色々な角度で伝えられます。今後は、デザインに長けている人がデザインをCanvaで作って、それを会社のブランドテンプレートとして活用し、他の拠点でも活用するという形が確立すれば、より良いポスターやサイネージを設置できるのではないかなと思っています。
Canvaのおすすめポイントですが、WeWorkのようにビジュアルで伝える機会が多い企業にはもちろんおすすめです。デザインコンテンツを制作する頻度があまりない企業でも、文書作成や資料作成に幅広く使えるツールなので、様々な業態の企業に親和性のあるサービスじゃないかなと思っています。

インタビュー後記

業務内容も立場も異なる西さんと寺田さんですが、語られた変化には共通点がありました。ブランドキットやテンプレートによって「素材を探す」「ゼロから考える」という手間が減り、リサイズや共同編集機能が、複数パターンの制作物を要するイベント運営の時短に直結している点です。

Canvaが全社導入されたことで、拠点を超えて共有される「標準」へと変わりつつあります。後編では、全社導入を推進した管理者である有我さんへのインタビューと、PoC期間中に全ユーザーへ実施したアンケート結果をお届けします。