【導入事例】パルシステム生活協同組合連合会様／アナログ文化を変えるため、Master Programで実現した業務効率化とは

ストリートスマートは、「テクノロジーと『人』をつなげる」をミッションに、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。今回は、Master Programを導入され、Google Workspace の活用支援をさせていただいているパルシステム生活協同組合連合会様へインタビューを行い、Master Program導入のきっかけや導入後に社内でどのように活用いただいているのか、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。

パルシステム生活協同組合連合会様のご紹介

首都圏を中心とした地域生協とパルシステム共済生活協同組合連合会が加盟する連合会組織。食を中心とした商品の供給事業や共済・保険事業、福祉・電力事業などを展開されています。

＜所在地＞
〒169-0072
東京都新宿区大久保2丁目2-6 ラクアス東新宿6F

＜コーポレートサイト＞
https://www.pal.or.jp/

今回は、Google Workspace の活用推進をリードされている情報システム本部の早川様と青山様にお話を伺いました。

＜プロフィール＞
情報システム本部　インフラサービス室 / 早川 悟史 氏
情報システム本部　インフラサービス室 / 青山 麻衣子 氏

Master Programとは

Master Programは、組織全員の Google Workspace 活用力を底上げするためのeラーニングサービスです。今すぐに仕事で使えるTipsや、気になる新機能、最新のアップデート情報も、動画や記事の教材コンテンツで学ぶことができます。

メール機能移行のため、Google Workspace を導入。手順書作成や質問対応などフォロー業務に負荷がかかっていた

ー Google Workspace を導入された経緯を教えてください。

青山氏：主なコミュニケーションツールとして、長年他のグループウェアを使っていましたが、老朽化のため代替として2020年から Google Workspace を導入しました。

まずはメールシステムの変更からスタートし、切り替えはグループ全体で一気に行うのではなく、組織別に少しずつ移行しました。メールの切り替えが終わった2021年からは順次他のアプリケーションの活用も進めています。

ーまずはメール機能のみ移行されたんですね。Google Workspace の社内浸透に向けて課題だったことは何でしょうか？

青山氏：Google Workspace を使用する従業員数が約3,800人と多く、さらにITに強いメンバーが多くいるわけではない、というのが課題でした。とにかく丁寧にフォローすることを心掛けていましたね。組織別に移行したのもそうですし、自社で Gmail や Google ドライブ、Google カレンダーなどの操作方法を手順書にまとめて特設サイトに掲載し、さらに、よく問い合わせがある内容に関する資料の作成を進めていました。

ー本格的に社内で説明資料を作成されていたんですね。

青山氏：はい、通常業務と並行しての資料作成で、負荷がかかっていました。操作方法の手順書って、思った以上に作るのに時間がかかるんです。操作をしながら画面が遷移するたびにキャプチャを撮って該当箇所に番号を付けるなど、加工する必要があるので、大変でした。

▲インタビューは、オフラインとオンライン両方を活用し実施しました。中央：青山氏、右：早川氏

各アプリケーションのマニュアルが網羅されていたMaster Programを採用。豊富な動画コンテンツが決め手

ーMaster Programを導入されたきっかけを教えてください。 

青山氏：Google Workspace の活用がなかなか進まないことに課題感を持っているなかで、興味があって参加したウェビナーでMaster Programを知りました。

「私が作ろうと思っていたものはこれだ！」と感じました。社内で作成していた操作手順書は15コンテンツくらいだったのですが、Master Programがあれば全てのアプリケーションを網羅したマニュアルが使えます。さらに、従業員から「動画の方がわかりやすい」という意見があり、動画も1本制作していたのですが、本当に大変で、2本目以降の制作に取り掛かれずにいました。Master Programの動画コンテンツの豊富さも、導入の後押しとなりました。

ーウェビナー後、すぐにトライアルを開始いただいていますが、トライアルでの感想をお聞かせください。

青山氏：2022年3月からトライアルとして、情報システム本部のメンバーでMaster Programを使いどういったコンテンツがあるのかを確認しましたが、ウェビナー参加後の所感と変わらなかったですね。

動画が3分ほどにまとまっているので、ちょっと操作に迷ったときに気軽に見ることができるのと、内容がすべて文字起こしされていて、音声を流さずとも字幕で確認できる点が特によかったです。

また、「効率化」「～術」などのワードを使った魅力的な記事タイトルが多く、思わず読みたくなるのもとても良いと思いました。

勉強会の資料として活用。利用コンテンツから、社員の興味関心を汲み取ることも可能

ー導入してからは実際にどんなことに活用されていますか？

青山氏：各部署から代表として数人ずつをデジタル推進担当に任命し、2ヵ月に1回はデジタル推進会議としてGoogle Workspace の活用勉強会を開催しているのですが、そこで使う資料をMaster Programに置き換えられるようになりました。

ー素晴らしい取り組みですね。何人くらいが参加されているのでしょうか？

青山氏：毎回オンラインで100名以上が参加しています。

デジタル推進担当が各部署の旗振り役となってDXを推進していけるような組織づくりを意識しているのですが、担当者も、自身で使い方は理解できるものの、人に伝えるのは難しいという課題があったので、そこをMaster Programで補えるようになりました。

また、Master Program導入後は自社で操作手順書を作成する必要がなくなったので、業務負荷が軽減されました。

それ以外にも、3800人も従業員がいると、Google Workspace に関する問い合わせが毎日2～3件はあるのですが、基礎的な質問に対する回答はMaster Programを案内することで解決することが増えました。これまでは質問への回答のためにキャプチャ画像を30分くらいかけて作ることもあったので、他の業務に費やせる時間がかなり増えたと思います。

ーMaster Programの管理機能では、どのコンテンツが視聴されているのかを確認できますが、よく見られているコンテンツはありますか？

青山氏：Google カレンダーの操作動画が一番閲覧されていて、その次に Google ドライブでした。みんながこれまでに使ってきた Gmail がいちばん見られると思っていたのですが、予想と違い、これから活用しようと呼び掛けていたツールについて知りたいんだということがわかりました。社員の多くが旧システムから Google Workspace に移行することを前向きに考えてくれていることが分かり、嬉しかったです。

導入後、ITが苦手な社員から、動画の説明がわかりやすく、1つのコンテンツで知りたいことがピンポイントで確認できるのが良かったという声もいただきました。

Master Programが新しい文化を浸透させる一助に

ー今後はどのように活用していきたいですか？

青山氏：パルシステムは、サステナブルな未来に向かってこれまでの枠を超えていこうという「『超えてく』宣言」を掲げています。

もともとIT化が進んでおらず、紙文化が根強く残り、業務を何かと対面で実施することが多かったのですが、その文化を「超えて」、これからは Gmail 以外のGoogle Workspace のいろいろなアプリケーションを活用し、業務効率を良くしていきたいと思っています。

Google Workspace の導入で、会議の途中で資料を修正したり簡単にコメントを残したりできるようになり、資料完成までの時間が短縮されましたが、Master Programの活用で効率化をもっと進めていきたいです。

新しい文化の受け入れや浸透は容易ではないと覚悟しているので、デジタル推進会議などを中心に、浸透への活動を続けていきます。

▲インタビューの後には、商品検査センターとIT×物流体験施設をご案内いただきました。お客様の食の安全・安心を守るため、毎月何千品目もの製品を検査されています。

今回は、Google Workspace 導入から2年、本格的にさまざまなアプリケーションの活用を進めようとMaster Programを導入されたパルシステム生活協同組合連合会様にお話を伺いました。

今後も、Master Programの利便性向上のため、コンテンツの拡充などアップデートに努めてまいります。